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Viele Dinge in unserem Leben vermehren sich mit der Zeit. Außer die Zeit. Um deine Zeit besonders effektiv zu nutzen, habe ich in diesem Artikel ein paar bewährte Zeitmanagement-Techniken zusammengestellt.
Ich möchte aber gleich am Anfang betonen, dass jeder Mensch individuell arbeitet. Nur weil für jemanden die Pomodoro-Technik der Heilige Gral ist, muss das nicht auch für dich so sein. Lies dir also die Methoden durch, probiere sie vielleicht aus und nimm das Beste für dich mit.
1. Die Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik ist besonders hilfreich, wenn du dazu neigst, dich schnell ablenken zu lassen oder wenn du Schwierigkeiten hast, bei einer Aufgabe zu bleiben. Das Prinzip ist einfach: Du arbeitest 25 Minuten konzentriert an einer Aufgabe und machst dann 5 Minuten Pause.
Dieser Zyklus wird viermal wiederholt, bevor du eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten machst. Diese Methode hilft dir, deine Zeit in kleine, überschaubare Abschnitte einzuteilen und deine Produktivität zu steigern.
Damit du dich nicht in der Arbeit verlierst, solltest du dir einen Timer setzen. Dafür gibt es verschiedene Online-Timer, oder du machst es dir einfach und stellst dir einen Timer auf deinem Handy.
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2. Eisenhower-Matrix
Die Eisenhower-Matrix ist ein Klassiker unter den Zeitmanagement-Methoden. Sie hilft dir, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Dabei teilst du deine Aufgaben in vier Quadranten ein:
• Wichtig und dringend: Sofort erledigen.
• Wichtig, aber nicht dringend: Terminieren und später erledigen.
• Dringend, aber nicht wichtig: Delegieren, wenn möglich.
• Nicht wichtig und nicht dringend: Ignorieren oder streichen.
Dabei solltest du aber schon im Kopf haben, welche Aufgaben auf dich warten. Schreibe dazu am besten im 1. Schritt auf, was zu tun ist, um sie dann im 2. Schritt in die Matrix einzuordnen.
Durch diese Methode werden die wichtigen und dringenden Aufgaben zuerst erledigt. Den anderen Aufgaben gibst du aber genügend Raum, um nicht unterzugehen oder in deinem Kopf herumzuschwirren.
3. Eat That Frog
Das Konzept von „Eat That Frog“ basiert auf einem Zitat von Mark Twain: „Iss am Morgen einen lebenden Frosch, und dir wird den ganzen Tag nichts Schlimmeres passieren.“
Übertragen auf das Zeitmanagement bedeutet das: Beginne den Tag mit der unangenehmsten oder wichtigsten Aufgabe. Wenn du diese erledigt hast, wird der Rest des Tages einfacher und produktiver.
Ich nutze diese Methode selbst gerne. Man bekommt einen ungeheuren Energieschub für alles, was nach dieser Frosch Aufgabe kommt. Sei es ein super wichtiger Anruf beim Zahnarzt oder der Bafögantrag, der dich schon seit ein paar Tagen (oder Wochen) aus der Ecke verurteilt. Danach kann dir niemand etwas.
4. Time Blocking
Beim Time Blocking planst du deinen Tag in festen Zeitblöcken. Jeder Block ist einer spezifischen Aufgabe oder einem Thema gewidmet. Dadurch wird verhindert, dass du zu viel Zeit mit einer einzigen Aufgabe verbringst oder dich ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und hergerissen fühlst.
Für jede Aufgabe, die wir neu starten, müssen wir ungeheure Mengen an neuer Energie aufbringen. Wenn wir dieses Neuanfangen von Aufgaben minimieren, schaffen wir mehr in weniger Zeit.
Fazit
Noch einmal: Zeitmanagement ist individuell – was für den einen funktioniert, muss nicht zwingend für den anderen passen. Manche Ansätze lassen sich auch gut miteinander kombinieren. Nur weil du die schlimmste Aufgabe des Tages am Morgen erledigt hast, musst du den restlichen Tag auch irgendwie planen und strukturieren.
Es lohnt sich, verschiedene Methoden auszuprobieren und herauszufinden, welche am besten zu deinem Lebensstil und deinen Anforderungen passt. Wichtig ist, dass du eine Methode findest, die dir hilft, deine Zeit sinnvoll zu nutzen und dabei auch Pausen und Erholung nicht zu vergessen.